Aloittelijan opas akateemisten konferenssien maailmaan

Akateemiset konferenssit ovat tärkeä osa tutkijan työtä. Ne tarjoavat arvokkaan foorumin tutkimustiedon jakamiseen, verkostoitumiseen ja toisinaan myös uusien yhteistyöprojektien syntymiseen. Myös väitöskirjatutkijoille konferenssit ovat hyviä paikkoja sekä oman tutkimuksen esittelyyn että oman alan ajankohtaisiin tutkimusaiheisiin perehtymiseen. Konferensseihin osallistuminen saattaa ensimmäisellä kerralla tuntua vieraalta tai pelottavaltakin. Tässä blogikirjoituksessa kerron perusasioita akateemisista konferensseista ja annan vinkkejä siitä, mitä ensikertalaisen kannattaa ottaa huomioon. Blogikirjoitus on aloittelijan opas akateemisten konferenssien maailmaan.

Mistä on kyse?

Akateeminen (tai tieteellinen) konferenssi, tutkimuspäivät, tutkimusseminaari…mistä oikein on kyse?

Käytännössä kaikki ovat hyvin samantyyppisiä tilaisuuksia, joissa tutkijat kerääntyvät yhteen keskustelemaan tutkimuksesta, ja joskus niitä käytetäänkin synonyymisesti. Yleensä akateemisella konferenssilla viitataan kuitenkin isoon, kansainväliseen tapahtumaan kun taas tutkimuspäivät ja -seminaarit ovat pienempiä ja usein vahvasti kansallisia tapahtumia.

Tässä blogikirjoituksessa tarkoitan akateemisella konferenssilla nimenomaan suurta, kansainvälistä tapahtumaa.

Akateemisia konferensseja järjestetään sekä Suomessa että ulkomailla. Konferenssi kestää yleensä muutaman päivän ja koostuu sekä kaikille osallistujille yhteisistä pääpuheenvuoroista (keynote) että valinnaisista työryhmistä. Pääpuhujana on yleensä joku tieteenalan meritoitunut tutkija, usein professori tai muu korkean profiilin henkilö. Työryhmät taas ovat rinnakkaisia, tiettyihin tutkimusteemoihin fokusoituneita muutaman tunnin paketteja, joissa lyhyitä esityksiä on useampia, ja niitä pitävät kaikissa uravaiheissa olevat tutkijat.

Pääpuhujan puheenvuoro on usein hieman pidempi puolesta tunnista tuntiin. Työryhmissä esitykset ovat noin 15 minuuttia, jonka jälkeen on aikaa keskustelulle. Yhdessä työryhmässä on yleensä neljä tai viisi esitystä. Yleinen käytäntö on, että työryhmässä ollaan koko sen keston ajan. Jos työryhmää haluaa vaihtaa kesken, on huomioitava, ettei erillisiin siirtymiin esitysten jälkeen ole varattu erikseen aikaa.

Useamman päivän kestävään konferenssiin sisältyy yleensä myös iltaohjelmaa, joka koostuu illallisesta ja sen jälkeen mahdollisuudesta vapaamuotoisempaan kuulumisten vaihtoon osallistujien kanssa.

Joidenkin konferenssien yhteydessä järjestetään väitöskirjatutkijoille omia kokoontumisia joko osaksi varsinaista ohjelmaa tai erillisenä kokonaisuutena esimerkiksi konferenssia edeltävänä päivänä. Väitöskirjatutkijoiden omissa tilaisuuksissa on mahdollista tutustua muihin väitöskirjantekijöihin ja usein myös esitellä omaa tutkimusta.

Nykyisin monet konferenssit mahdollistavat osallistumisen joko paikan päällä tai etänä. Jos haluat vain kuulla jonkin tietyn esityksen, on etäosallistumisella puolensa. Myös ympäristö kiittää. Paikan päällä osallistuminen on kuitenkin täysin eri asia.

Mitä ensikertalaisen kannattaa huomioida?

Konferenssien ohjelma on yleensä hyvin tiivis, ja saman päivän aikana saattaa olla tarjolla lukuisia esityksiä. On täysin ok olla osallistumatta kaikkiin. Jokaisella osallistujalla on omat tarpeensa ja kiinnostuksen kohteensa. Kukaan ei hyödy siitä, että istut paikalla zombiena, yrittäen ahmia kaiken tiedon samanaikaisesti.

Konferensseissa esitelmöijät saattavat tulla hyvin erilaisista tieteellisistä taustoista, mikä tarkoittaa sitä, että kaikki esitykset eivät välttämättä ole relevantteja tai ymmärrettäviä jokaiselle. On täysin tavallista, että osa esityksistä ei avaudu itselle heti tai ollenkaan, ja se ei ole merkki omasta osaamattomuudesta.

Konferenssit ovat kohtaamisia varten. Juttele siis rohkeasti toisten osallistujien kanssa. Konferenssit ovat loistava tilaisuus luoda uusia kontakteja, jotka voivat avata uusia ovia tulevaisuudessa. Jos vieraiden ihmisten lähestyminen tuntuu pelottavalta, voit aloittaa keskustelun vaikka esittäytymällä ja kysymällä, mitä uusi tuttavuutesi on pitänyt ohjelmasta. Jos olet ollut kuuntelemassa kyseisen henkilön esitystä, kiitä esityksestä ja kommentoi sitä. Kerro vaikkapa, miksi se kiinnosti sinua. Älä pelkää olla oma itsesi ja jakaa omia ajatuksiasi.

Konferenssit ovat maksullisia. Osallistumismaksut vaihtelevat, mutta yleensä puhutaan useista sadoista euroista. Vertailun vuoksi kotimaisilla tutkimuspäivillä osallistumismaksu on suunnilleen sadan euron luokkaa. Osallistumismaksu saattaa vaihdella esimerkiksi sen mukaan pidätkö konferenssissa esityksen vai oletko vain kuuntelemassa. Väitöskirjatutkijoille maksu saattaa olla alennettu. Osallistumismaksu kattaa yleensä osallistumisen konferenssin päiväohjelmaan, lounaan ja väliaikakahvit. Mahdollisesta iltaohjelmasta on yleensä erillinen maksu.

Osallistumismaksun ohella kustannuksia aiheutuu myös matka- ja majoituskuluista. Ulkomaille suuntautuviin matkoihin on mahdollista hakea matka-apurahaa esimerkiksi säätiöiltä tai rahastoilta. Myös jotkut tiedekunnat myöntävät apurahoja omille väitöskirjatutkijoillensa konferenssimatkoihin

Luitko jo tämän. Mihin väitöskirjatutkija voi saada apurahaa?

Majoituksen suhteen konferenssipaikassa kannattaa olla valikoiva. Usein konferenssin järjestäjät ovat varanneet majoituskiintiöitä lähellä konferenssipaikkaa oleviin hotelleihin. Ne ovat yleensä hyviä vaihtoehtoja. Ainakin jos haluat osallistua myös iltaohjelmaan ja käydä välillä majapaikassa. Koska ohjelma on usein tiivis, pitkiin siirtymiin ei ole välttämättä aikaa.

Valmistaudu konferenssiväsymykseen. Konferenssit ovat usein ohjelmaltaan melko tiiviitä. Yhdessä matkustamisen ja mahdollisen etukäteisjännityksen kanssa on hyvin mahdollista, että konferenssin jälkeen saattaa olla aika väsynyt. Ota tämä mahdollisuuksien mukaan huomioon, kun mietit aikatauluasi kotiinpaluuta seuraavina päivinä.

Esityksen pitäminen konferenssissa

Jos haluat pitää esityksen eli paperin työryhmässä, sinun täytyy yleensä hakea sinne erillisen haun yhteydessä (call for papers). Hakeminen tapahtuu lähettämällä määrämittaisen tiivistelmän, noin muutama sataa sanaa, työryhmän puheenjohtajille, jotka valitsevat paperit.

Jotkut konferenssit edellyttävät väitöskirjatutkijoilta koko esityksen toimittamista jo hakuvaiheessa tiivistelmän sijaan. Ole tarkkana. Joskus konferenssiesitykset julkaistaan jälkikäteen yhtenäisenä konferenssijulkaisuna. Erityisesti tällöin konferenssia saattaa edeltää pitkäkin kirjoitus- ja vertaisarviointiprosessi.

Ensimmäisen paperin pitäminen saattaa tuntua jännittävältä. Oma osaaminen epäilyttää. Tuntuu, että asiaan pitäisi perehtyä vielä vähän enemmän. On kuitenkin tärkeää muistaa, että konferenssiesityksen ei tarvitse olla täysin valmis työ. Konferenssit tarjoavat mahdollisuuden keskeneräistenkin ideoiden esittämiseen ja niistä keskusteluun.

Ei kannata myöskään liikaa pohtia sopiiko oma aihe varmasti työryhmän profiiliin. Tarkoitus ei tietenkään ole tarjota mitä tahansa, mutta harvoin kaikki työryhmien esitykset ovat täysin sitä mitä työryhmän esittely kuvaa, ja se on ihan ok. Luota siihen, että jos lähestymistapasi ei kerta kaikkiaan sovi työryhmän profiiliin, sen puheenjohtajat osaavat kyllä suodattaa sen pois.

Jos paperin esittäminen tuntuu kerrassaan mahdottomalta, kannattaa muistaa kotimaiset tutkimuspäivät. Ne tarjoavat hyvän tilaisuuden harjoitella paperin esittämistä, ja niihin on yleensä helppo päästä mukaan.

Eri uravaiheissa esitykset palvelevat osin erilaisia tavoitteita. Väitöskirjavaiheessa kannattaa mennä hakemaan kokemusta ja näkökulmia. Erityisen tärkeitä konferenssit ja myös kansalliset tutkimuspäivät ja -seminaarit ovat, jos omassa tutkimusyhteisössä ei ole mahdollista saada palautetta omasta työstä. Toki palaute oman yhteisön ulkopuolelta on aina hyväksi.

Mistä tietää mihin osallistua?

Mistä sitten tietää, mihin konferenssiin kannattaa osallistua?

Tässä kannattaa hyödyntää omaa ohjaajaa tai jotakuta toista uralla jo pidemmällä olevaa tutkijaa. Kysy heiltä. Yleensä tutkimusaloilla on muutamia keskeisiä konferensseja, joita järjestetään säännöllisesti. Näiden rinnalla on tukku pienempiä tilaisuuksia, joita on säännöllisen epäsäännöllisesti.

Satuin juuri jokin aika sitten törmäämään somessa videoon, jossa sopivia konferensseja kysyttiin tekoälyltä. Videolla käytettiin suunnilleen tällaista komentoa: “As a PhD student in XX (ala), what are some academic conferences I should be attending?”

Testasin itse omalla alalla ja sain yllättävän hyvän vastauksen. Tätäkin voi kokeilla, mutta ei tietenkään kannata luottaa pelkästään tähän vaihtoehtoon.

Kokemusta, palautetta ja kontakteja

Osallistuminen akateemisiin konferensseihin voi avata ovia moneen. Ne eivät ole vain paikkoja, joissa esittelet omaa tutkimustasi ja saat siitä palautetta, vaan myös tilaisuuksia oppia muiden tutkimuksesta ja tutustua toisiin tutkijoihin. Lisäksi pääset näkemään uusia paikkoja.

Jos konferenssiin osallistuminen on sinulle mahdollista, älä epäröi tarttua siihen.

Onko sinulla muita vinkkejä, joita tämä aloittelijan opas akateemisten konferenssien maailmaan ei huomioinut.

Jaa ne muillekin kommenteissa!

Jos kirjoitus oli sinusta hyödyllinen, jaathan sen eteenpäin somessa.