Ajanhallinnan mestariksi: vinkit tutkijanuran alkuvaiheeseen

Tuntuuko sinusta, että päivän tunnit loppuvat yksinkertaisesti kesken? Jos kyllä, tämä kirjoitus on tehty sinua varten. Kirjoituksessa kerron, mitä olen ajanhallinnasta tutkimustyötä tehdessäni oppinut ja kuinka sinäkin voit tulla ajanhallinnan mestariksi. Jaan myös joitakin omia ajanhallinnan tapojani. En siksi, että oma tapani toimia olisi jotenkin muita parempi tai edes sopisi kaikille. Usein konkreettisten esimerkkien kautta on kuitenkin helpompi alkaa pohtia itselle sopivia toimintamalleja.

Miksi ajanhallinta on tärkeää?

Tutkijan työ on ajanhallinnan näkökulmasta haasteellista. Työ on pirstaleista, tekemistä on paljon. Pitäisi tutkia, opettaa, hoitaa hallinnollisia töitä, seurata omaa alaa, viestiä, vuorovaikuttaa ja yleistajuistaa. Työsuhteet ovat usein määräaikaisia pätkiä, minkä johdosta osa työarkea on myös rahoitushakemusten tekeminen, jotta töitä olisi myös jatkossa.

Ajanhallinnan taitoja siis tarvitaan ja niitä kannattaakin alkaa opetella heti tutkijanuran alkuvaiheessa, kun opettelet muutoinkin uusia tapoja tehdä asioita. Kun on kerran opetellut tekemään asiat tietyllä tavalla, on toimintatapoja jälkikäteen vaikea muuttaa. Juurtuneet tavat ovat sitkeässä. Uuden oppiminen ja tapojen muuttaminen on aina mahdollista, mutta helpommalla pääset, jos kiinnität ajanhallintaan huomiota jo alkuvaiheessa.

Ajanhallinnasta puhutaan nykyään paljon. On puhuttu jo pitkään. Kaikilla tuntuu olevan liikaa kaikkea ja kokemus omasta ajankäytöstä on monella kaukana hallitusta. Enemmänkin kyse on kaaoksesta. Mikä siis neuvoksi?

Aikaa ei voi koskaan täysin hallita. Vaikka jonkinlainen hallinnan tunne välillä saavutettaisiinkin, aina tulee jotakin odottamatonta, joka usein keikauttaa venettä. Siksi hyvä lähtökohta oman ajankäytön tarkasteluun on sen hyväksyminen, että täydellistä ei ole eikä tule. Tunne siitä, että oma ajankäyttö on edes suunnilleen omissa käsissä, vaikuttaa kuitenkin positiivisesti hyvinvointiin ja yleensä välillisesti myös tuottavuuteen. Siksi ajankäyttö on asia, johon minusta kannattaa kiinnittää huomiota.

Samaan aikaan kun tarkastelet omia ajankäytön tapojasi, on kuitenkin hyvä pitää mielessä, että akateemiseen työympäristöön ja hektiseen työelämään muutoinkin liittyvät haasteet ovat osin rakenteellisia. Omat mahdollisuudet vaikuttaa ovat siis rajalliset eikä vika ole aina omissa toimintatavoissasi.

Miten tulla ajanhallinnan mestariksi?

Oleelliseen keskittyminen ja ajankäytön suunnittelu

Ajanhallinnassa tärkeää on, että tiedät, mitä sinun pitäisi tehdä. Toiminnalla on päämäärä. Jos päivät ovat enemmänkin reagointia eteen tuleviin asioihin ja pyyntöihin, ei ole ihmekään, jos työarki tuntuu hallitsemattomalta. Tutkija (tai kuka tahansa) voi tehdä paljon kaikkea, mutta kaikkea ei voi eikä kannatakaan tehdä samaan aikaan. Kokemukseni mukaan on hyödyllisempää keskittyä muutamaan asiaan päivän aikana, kuin yrittää tehdä vähän kymmentä. Jos työhön keskittyminen on vaikeaa, kannattaa tutustua esimerkiksi Pomodoro-tekniikkaan tai muihin ajanhallintamenetelmiin.

Tutkijan pirstaleisessa työssä päivien suunnittelu on mielestäni erityisen hyödyllistä. Päätä siis ennalta, mitä teet ja varaa asialle aikaa tietty määrä. Ajan varaaminen on tärkeää, koska asiat vievät yleensä sen verran aikaa, kun niille antaa. Sain tästä taas itse hiljattain muistutuksen. Koska muutakin työtä on, asioita ei voi viilata loputtomiin. Yhdessä kirjoituksessa ei myöskään voi sanoa kaikesta siihen liittyvästä kaikkea

Itse rakennan päivät yleensä yhden päätehtävän ympärille. Usein tämä on jonkin käsikirjoituksen kirjoittaminen. Päätehtävälle varaan aikaa noin puolet työpäivästä. Toisen puolen teen kaikkea sekalaista pienempää, johon ei tarvitse keskittyä niin intensiivisesti kuin kirjoittamiseen. Sekalaisiakaan tehtäviä ei kuitenkaan voi olla määrättömästi. Yleensä pari-kolme, nopeita pikkuhommia enemmän.

Mikä on tällä hetkellä sinun keskeinen työtehtäväsi? Ehkä väitöskirjan kirjoittaminen? Oman päätehtäväsi määrittäminen ja siihen kuuluvien osa-alueiden pilkkominen pienemmiksi tehtäviksi luovat pohjan ajankäyttösi suunnittelulle. Huomaa, että keskeinen työtehtävä voi vaihdella. Jos pääset vaikkapa opettamaan, esimerkiksi opetustyöhön liittyvä suunnittelu, luennot ja arviointi voivat välillä olla tärkeimpiä tehtäviäsi. Älä tällöin tuki päiviäsi muulla.

Ajankäytön suunnittelun ohella ajanhallinnan mestariksi tullaksesi sinun pitää myös opetella kieltäytymään sinulle tarjottavista tehtävistä. Toisinaan erityisesti väitöskirjatutkijoille tuupataan mitä kummallisempia töitä, jotka eivät liity mitenkään heidän työtehtäviinsä. En sano, etteikö toisia voisi auttaa, mutta ei ole tarkoitus, että pääosa ajastasi menee näihin “pikku palveluksiin”. Siksi asiaan kannattaa alkaa kiinnittää huomiota heti alussa.

Saattaisit pitää myös tästä. Kannattaako väitöskirjaprosessi ja sen vaiheet suunnitella?

Aikapäiväkirjan avulla oman aikansa herraksi?

Sen lisäksi, että tiedät mitä sinun pitäisi tehdä, ajanhallinnan kannalta on tärkeää myös se, että tiedät mitä oikeasti teet. Jos ajattelet tekeväsi töitä, mutta oikeasti käytät päivästäsi monta tuntia iltapäivälehdissä, somessa tai missä milloinkin surffaillen, lähtökohta toimintatapojen muuttamiselle ei ole realistinen.

Oletko koskaan pitänyt aikapäiväkirjaa? Jollet, suosittelen kokeilemaan muutaman päivän ajan. Jos jaksat syventyä ajankäyttöösi esimerkiksi viikon aina parempi. Näin saat monipuolisemman kuvan työpäiviesi sisällöstä erityisesti silloin, jos työskentelypaikat tai -olosuhteet vaihtelevat. Mutta koska ainakin itsestäni tuntuu melko vaivanloiselta kirjata koko ajan tekemisiäni muistiin, kannustan aloittamaan edes parista päivästä.

Aikapäiväkirjan idea on siis kirjoittaa ylös mahdollisimman tarkasti kaikki, mitä työpäivän aikana teet ja kauanko siihen käytät aikaa. Itse olen yleensä kirjannut 15 minuutin tarkkuudella, mutta jos huomaat pomppivasi jatkuvasti asiasta toiseen, lyhyempi aika saattaisi olla sinulle parempi. Tärkeää on, että olet rehellinen itsellesi. Kyse ei ole arvostelusta vaan sen selvittämisestä, mihin aikasi kuluu.

Aikapäiväkirja voi näyttää esimerkiksi tältä.

8.30-9.45 artikkelin kirjoittaminen

9.45-10.00 tauko

10.00-11.00 artikkeli jatkuu

11.00-11.30 lähdeteosten etsiminen ja kirjojen varaaminen

11.30-12.15 sähköposti

jne.

…tai tältä

8.30-9.00 sähköposti

9.00-9.30 some

9.30-9.45 artikkelin kirjoittaminen

9.45-10.00 lähdeteoksen etsintää

10.00-10.15 netissä surffailu

10.15-10.45 sähköposti

10.45-11.00 viestittely ja some

11.00-11.15 artikkeli jatkuu

11.15-11.30 sähköposti

jne.

Kun olet kirjannut ylös työpäivän tai -päivien sisällön, jaa tekemäsi asiat kategorioihin ja merkitse, kuinka paljon aikaa olet kunkin asian tekemiseen yhteensä käyttänyt.

Tämän jälkeen tarkastele listaasi. Miltä näyttää? Onko yllätyksiä? Kuluuko aikaa johonkin epäoleelliseen? Voisiko jotain muuttaa tai jättää pois työpäivästä? Onko työskentelypaikalla – tai ajalla merkitystä esimerkiksi keskittymisesi kannalta, jos niissä vaihtelua?

Aloita muutosten tekeminen havaintojesi pohjalta. Karsi ajankäytön näkökulmasta turhat tavat. Aloita yhdestä.

Todellisen mestarin tunnistaa tauoista

Ajanhallinnan mestariksi ei tulla pelkästään tekemällä – edes fiksuja asioita. Lisäksi on tärkeää myös osata irrottautua työn tekemisestä ja jäädä vapaalle. Tutkimustyö vie helposti mukanaan ja valtaa ensin illat ja viikonloput lopuksi lomat ja yöt. Jonkinlaiseen tasapainoon pyrkiminen työn ja vapaa-ajan suhteen on siksi tärkeää.

Myös pienet tauot kesken työpäivän ovat tärkeitä. Työpäivän aikaisissa tauoissa tärkeää tutkimus- ja muillekin aivotyöläisille on se, että tauko on oikeasti tauko myös aivoille. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilökohtaisessa sähköpostissa tai somessa vietetty “tauko” työstä ei ole aivojen näkökulmasta tauko ensinkään, vaikka itse sitä taukona saattaa pitääkin. Olen huomannut, että ainakaan minulle myöskään romaanin lukeminen tai podcastin kuunteleminen tauon aika, eivät aiheuta samanlaista virkistymisen tunnetta kuin jos ei tee mitään.

Jos haluat lukea lisää taukojen vaikutuksesta aivoihin, suosittelen aivotutkimuksen professori Minna Huotilaisen kirjaa Aivosi tarvitsevat tauon.

Tauot ovat minulle vaikeita. Olen kuitenkin yrittänyt sisällyttää niitä päiviini välillä paremmin ja välillä huonommin onnistuen. Etätyön hyvänä puolena on, että työpäivän lomassa tehtävät kotipuuhat tauottavat ajatustyötä kuin itsestään. Toisaalta esimerkiksi lounastauko omassa seurassa on toisinaan aika ankea ja siihen on vaikea saada kulumaan paria kymmentä minuuttia enempää, vaikka tiskaisi astiat samalla.

Ehkä olet kuullut sanottavan, että erityisen tärkeää taukojen pitäminen on silloin, kun ei olisi aikaa. Tämä pitää paikkansa. Jos kiireellistä tekemistä on paljon, ei tauon pitäminen tule ensimmäisenä mieleen. Se on kuitenkin hyödyllistä jaksamisen kannalta pidemmässä mittakaavassa.

Tietysti ajoittain on mahdollista tehdä tiukkoja rutistuksia. Joskus tilanne on se, että se on tarpeen. Niiden vastapainoksi pitäisi olla kuitenkin myös aikaa palautua. Kirjoitin itse yhden väitöskirjani osan (noin 60 sivua) vajaassa kahdessa viikossa aamusta iltaan koneen ääressä istuen. Teksti tuli valmiiksi. Palkkioksi sain jumiutuneen niskan ja järkyttävän väsymyksen. Seuraavalla viikolla en tainnut saada tehtyä mitään.

Sujuvuutta työpäiviin ja aikaa omille tärkeille jutuille

Ajanhallinnan mestariksi ei tulla yhdessä yössä. Hyviä ajanhallinnan tapoja opettelemalla voit kuitenkin sujuvoittaa työpäiviäsi ja ainakin pidemmällä aikavälillä vaikutukset heijastuvat elämääsi muutenkin. Kun työpäivät eivät mene pelkkään säätämiseen, asiat etenevät ja tulevat tehdyiksi. Samalla saat enemmän aikaa myös vapaa-ajan puuhasteluille. Töiden tekeminenkin on mukavampaa, kun työarki ei tunnu koko ajan selviytymiseltä.

Toivottavasti sait kirjoituksesta ideoita siihen, kuinka voit alkaa tarkastella omaa ajankäyttöäsi. Meinaatko ottaa jotain kokeiluun? Tai jäikö jotain oleellista sanomatta? Olisi kiva kuulla ajatuksiasi kommenteissa.

Ollaanko jo tuttuja somessa? Jos ei, tervetuloa seuraamaan blogia vaikka Instagramissa.

Jos kirjoitus oli sinusta hyödyllinen, jaathan sen eteenpäin somessa.