Mikä on viitteidenhallintaohjelma ja miksi sen käyttö kannattaa opetella?

Mikä on viitteidenhallintaohjelma?

Viitteidenhallintaohjelman käyttö on vähän kuin taukoliikunta kesken työpäivän. Olet kuullut siitä paljon hyvää ja tiedät, että sen käytöstä voisi olla monia hyötyjä, mutta kun juuri nyt ei ehtisi ja ehkä sitten seuraavalla kerralla. Tässä blogikirjoituksessa kerron, mikä on viitteidenhallintaohjelma ja miksi myös sinun kannattaa opetella sen käyttöä.

Viitteidenhallintaohjelma on omalle tietokoneelle ladattava ohjelmisto, johon on mahdollista sekä tallentaa käyttämänsä kirjallinen lähdeaineisto että luoda ja muokata omien tekstien viitteitä. Suomalaisissa yliopistoissa tällä hetkellä yleisimmin käytössä olevat ohjelmat ovat nimeltään Mendeley ja Zotero. Olet saattanut kuulla myös RefWorks-nimisestä viitteidenhallintaohjelmasta, joka on aiemmin ollut melko laajasti käytössä myös yliopistoissa. Lisäksi ainakin nimenä monelle tuttu saattaa olla myös EndNote. Linux-käyttöjärjestelmälle on tarjolla ainakin BibTeX-niminen ohjelma. Wikipediasta löytyy taulukko, jossa on vertailtu useita viitteidenhallintaohjelmia.

Tämä kirjoitus perustuu omaan kokemukseeni ja käymiini koulutuksiin RefWorksistä, Mendeleystä että Zoterosta. Muihin ohjelmiin en ole tutustunut, mutta päätoimintaperiaate lienee kaikissa suunnitteen sama.

Kuinka aloittaa viitteidenhallintaohjelman käyttö?

Viitteidenhallintaohjelman käyttöönottaminen on yksinkertaisinta tutkimusprojektin alkuvaiheessa, mutta on mahdollista toki myös myöhemmin. Käytön aloittamiseksi sinun pitää ladata ohjelmisto omalle tietokoneellesi ja asentaa tekstinkäsittelyohjelmaan tarvittava lisäosa. Yliopistosi kirjaston verkkosivulta löytyy luultavasti sanalliset ja kuvalliset ohjeet niihin ohjelmiin, jotka yliopistollasi on käytössä. Turun yliopistokirjaston ohjeet löytyvät esimerkiksi täältä.

Viitteidenhallintaohjelmien käyttöä tunnutaan pitävän yleisesti hankalana. Ohjelman peruskäyttö on kuitenkin melko yksinkertaista, mutta toki sen opetteluun kannattaa varata hieman aikaa. Jos et ole aiemmin käyttänyt viitteidenhallintaohjelmaa, kannattaa rauhassa tutustua muutamaan vaihtoehtoon ennen, kun alat tallentamaan suuria määriä tiedostoja ohjelmaan. Viitetietojen siirto ohjelmien välillä on yleensä mahdollista, mutta aiheuttaa aina ylimääräistä työtä ja toki ohjelmakohtaisia erojakin on: kaikki eivät keskustele keskenään yhtä sujuvasti.

Ainakin osa yliopistokirjastoista järjestää viitteidenhallintaohjelmien käyttökoulutuksia tutkijoilleen. Olen itse ollut muutamassa yliopistokirjaston koulutuksessa sekä Tampereen että Turun yliopistokirjastoissa ja voin suositella niitä lämpimästi. Kun käyt koulutukset tai perehdyt ohjeisiin homma alkaa heti sujua luontevammin. Koulutuksen ajankohdan suhteen kannattaa mahdollisuuksien mukaan taktikoida sen verran, että sinulla olisi koulutukseen osallistuessasi työn alla jokin teksti, johon voit alkaa heti soveltaa oppimaasi. Kokemukseni mukaan se on paras tapa saada koulutuksen asiat käytäntöön ja paras hyöty.

Myös Youtubesta löytyy viitteidenhallintaohjelmia koskevia opetusvideoita ainakin englanniksi. Niiden laatu vaihtelee kuten Youtuben kohdalla aina. Ohjelmia myös päivitetään eli kovin vanhoista videoista ei välttämättä ole enää hyötyä. Kuulostaa itsestään selvältä, mutta kun muka kiireessä etsii ongelmaan ratkaisua, ei välttämättä tule tähän kiinnittäneeksi huomiota.

Käytännössä viitteidenhallintaohjelma toimii siten, että sinne siirretään viitetietoja tai jopa kokonaisia tekstejä joko suoraan tietokannoista tai manuaalisesti. Oma kokemukseni on, että pääosasta tietokantoja tietojen siirto onnistuu suoraan eli tietojen näpytteelyyn ei kovin usein tarvitse ryhtyä. Muista kuitenkin tarkastaa, että lataamasi viitetiedot ovat oikein. Tiedän. Tuntuu kamalan vaivalloiselta, mutta jos opettelet tekemään tämän aina kun lataat jotain, kiität itseäsi siinä vaiheessa, kun alat tekemään viittauksia.

Miksi viitteidenhallintaohjelmaa kannattaa käyttää?

Lähdekirjallisuuden ja viitetietojen kotipesä

Viitteidenhallintaohjelmaan on mahdollista tallentaa tutkimuksessa käyttämäsi lähdekirjallisuuden viitetiedot. Tämä säästää valtavasti aikaa ja hermoja viimeistään siinä vaiheessa kun alat koostamaan esimerkiksi artikkelisi lähdeluetteloa. Viitetiedot ovat nimittäin kuin sukat. Niillä on tapana hävitä. Asialla saattaa olla jotain tekemistä sen kanssa, että kerta toisensa jälkeen kerromme itsellemme muistavamme, mistä lähteestä tiedot ovat peräisin. Niin varmaan! Myös kaikenlaiset papereiden kulmiin kirjoitetut koordinaatit tuppaavat häviämään.

Tutkimusartikkeleista ja muista lyhyemmistä teksteistä on usein mahdollista tallentaa viitteidenhallintaohjelmaan koko teksti. Tämä on kätevää, koska näin saat lähdekirjallisuutta koottua samaan paikkaan eli pääset eroon tietokoneella pyörivistä epämääräisistä artikkelitiedostoista ja loputtomista “Artikkelit_256”-kansioista, joiden olemassaolon ja sisällön olet jo unohtanut. Kun viitetiedot ja tekstit löytyvät samasta paikasta, on lähteet helpompi löytää sekä työn aikana että tulevissa tutkimuksissa, joissa saatat tarvita tiettyyn teemaan liittyvää kirjallisuutta uudelleen.

Ohjelman sisällä lähdeaineistoa on mahdollista luokitella oman mielen mukaan kansioihin ja merkata sitä omilla tägeillä. Luokittelua voi tehdä esimerkiksi artikkeleittain, aiheittain tai tutkimusprojektien mukaan. Itse käytän omiin teksteihini pohjautuvaa kansiointia ja lisäksi tägään lähdeaineistoa teeman mukaan. Ohjelman sisällä on mahdollista tehdä hakuja, minkä vuoksi esimerkiksi tägillä demokratia olevat kirjoitukset löytyvät sujuvasti myös eri kansioista.

Pystyt työstämään ohjelmaan tallentamiasi tekstejä eli esimerkiksi tekemään niihin alleviivauksia tai liittämään tekstiin omia kommentteja. Omat muutokset voit tallentaa suoraan tekstiin. Lisäksi ainakin Zoterolla omat alleviivaukset ja kommentit on mahdollista siirtää tekstimuotoon ja liittää omaan tekstinkäsittelyohjelmaan, mikä säästää sinut muistiinpanojesi manuaaliselta kopioinnilta.

Apuri lähdeviitteiden lisäämiseen ja muotoiluun

Tekstinkäsittelyohjelmaan asennettavan lisäosan avulla voit lisätä tutkimuksesi lähdeviitteet suoraan viitteidenhallintaohjelmaan tallentamistasi viitetiedoista. Tämän vuoksi tulee olla tarkka sen kanssa, että lähteiden tiedot on tallennettu ohjelmaan oikein.

Voit muokata viitteidenhallintaohjelman avulla tehtyjen viitteiden muotoiluja toiseen tyyliin vain muutamalla napautuksella sen sijaan että alat manuaalisesti muokata jokaista tutkimuksesi 300 lähdeviitettä erikseen. Tämä on tärkeä ominaisuus, kun artikkelisi tulee takaisin tieteellisestä lehdestä “Kiitos, mutta ei kiitos.” -viestin kera ja joudut valitsemaan uuden julkaisufoorumin. Harmittavan usein eri lehti tarkoittaa myös eri tavalla muotoiltuja lähdeviitteitä ja -luetteloa.

Ohjelmassa on valmiina tallennettuna monia eri viitetyylejä. Oikean tyylin valitsemiseksi sinun pitää tietää, minkä nimistä tyyliä alallasi tai kohdejulkaisussa käytetään. Kaikkia tyylejä ohjelmasta ei suoraan löydy, mikä saattaa aiheuttaa harmaita hiuksia. Niitä on kuitenkin mahdollista tallentaa ohjelmaan itse. Olen itse kokeillut tätä kerran ja olisin kyllä voinut aikani paremminkin käyttää. Kannattaa kysyä apua kirjaston informaatikoilta.

Mikä viitteidenhallintaohjelma kannattaa valita?

Se, mikä viitteidenhallintaohjelma kannattaa valita, riippuu käytössä olevasta käyttöjärjestelmästä ja tekstinkäsittelyohjelmasta. Muutoin asia on pitkälti makukysymys. Jos aiempaa kokemusta ohjelmista ei ole, pitäytyisin itse yliopiston kautta saatavilla olevissa ohjelmissa, joiden käyttöön on saatavissa myös neuvontaa. Itse siirryin muutama vuosi sitten RefWorksin yliopistolisenssin päätyttyä Zoteron käyttäjäksi ja olen ollut siihen tyytyväinen. Olen käyttänyt aikanaan myös Mendeleytä, joka ajoi myös asiansa. Mendeleyssä on mahdollisuus myös sosiaaliseen verkostoitumiseen, mikä omaan käyttööni tuntui turhalta ominaisuudelta ja siksi luovuin sen käytöstä.

Nyt tiedät, mikä on viitteidenhallintaohjelma ja mitä hyötyjä sen käyttämisestä sinulle voi olla.

Käytätkö sinä viitteidenhallintaohjelmaa?

Jos kirjoitus oli sinusta hyödyllinen, jaathan sen eteenpäin somessa.